Як підбирати команду і делегувати повноваження
Зміст статті:
- Чому ми не любимо делегувати
- Кому довіритися?
- Не хочу на це витрачати час!
- Які співробітники вам потрібні
Досвід, яким ділиться бізнес-тренер Дарія Бікбаєва, допоможе не зовсім лише тим, хто збирається почати свою справу або тісніше має бізнес, але навіть домогосподаркам. Справді: мало хто з нас має мистецтвом делегувати їм повноваження. Але ж уміння не братися за все самому робить життя радісніше, а роботу – вдаліше.
Чому ми не любимо делегувати
Одним з кроків по організації власної справи зобов’язана стати ревізія вашої зайнятості: необхідно кинути означуваним справи і позбутися від непотрібних. Коли ми залишимо для себе лише ті заняття, які нам цікаві, важливі і необхідні, а решта передамо вірним помічникам, наша продуктивність зросте в рази.
Щоб це зробити без особливих труднощів, почніть писати перелік «Я не люблю».
Нехай в нього потрапить все, що ви не любите. Наприклад, заправляти ліжко, вести телефонні переговори з клієнтами, мити посуд, стояти в чергах, перевіряти бухгалтерські звіти, відповідати на електронну пошту, вести сторінку в соціальній мережі, безчесних постачальників, злісних людей, тісні штани, бранчлівих дам і т.д.
Багато творчі люди побоюються делегувати повноваження з різних причин. По-перше, тому, що «краще за мене це ніхто зробити не може». По-друге, «незручно турбувати або експлуатувати». І взагалі, слово «делегування» звучить загрозливо.
Щоб знизити гостроту ситуації, пропоную поміняти це поняття на «подарунок». Наші негідні справи для кого-небудь можуть стати найкращим даром і порятунком в їх ситуації. А ми, передаючи, ділячись, робимо подарунок і собі, тому що отримуємо натомість найцінніше – час, який можемо витратити на найбільш головні справи.
Бізнес-тренер Брайан Трейсі (на російському вийшла його книжка «Вийди із зони комфорту. Зміни своє життя») на власному майстер-класі убив мене зауваженням про те, що час неймовірно заощадити, його можна тільки по-різному витратити. Трейсі привів, на мій погляд, надзвичайно показовий приклад зі свого життя.
Протягом багатьох років однією з його сімейних обов’язків була щотижнева стрижка газону. І ось одного разу Брайан зібрався зайнятися травичкою на галявині перед будинком, але знайшов, що газон тісніше підстрижений. Виявляється, його дружина найняла садівника, який за пару годин і 20 баксів зробив цю роботу. Причиною такої зміни стало зовсім сумнівна якість роботи Трейсі, а думка його дружини про те, що чоловік більше не зобов’язаний витрачати на рутину час, яке так необхідно його сім’ї, читачам книжок і слухачам лекцій. «Твій час, Брайан, коштує ще дорожче! Ти більше не маєш права стригти газон!» – пояснила вона приголомшеному чоловікові своє рішення.
Кому довіритися?
Де відшукати відповідних людей? Що зробити, щоб співробітники не тікали в інші компанії? Листи з такими питаннями я отримую щодня. Перш чим відповісти, я хочу повернутися до того моменту, коли я сама лише почала власний бізнес з організації свят.
Перший власний замовлення – компанію 10-річного ювілею найбільшого в Татарстані банку «Ак Барс банк» – я не зовсім лише отримала надзвичайно завдяки своїй переконаності і, якщо хочете, напору, але і втілила сама, без якихось помічників, асистентів і менеджерів. Ще лише збираючись на зустріч з керівництвом банку, я внутрішньо налаштувалася на те, що зможу провести свято краще інших. Мабуть, моя впевненість передалася клієнту, і мені замовили проведення цього заходу: ВІП-прийом на чотириста осіб плюс корпоративний свято для службовців на 1000 чоловік. Не вдаючись в подробиці, скажу, що свято пройшов відмінно. Наша співпраця з «Ак Барс банком» успішно розвивалося довгий час.
Ще одним «придбанням» в цій історії для мене стала можливість цілком самостійно пройти весь процес від «А» до «Я», відчути всі його тонкощі і слабкі місця. Я зрозуміла, що можу робити такі речі, що нічого неймовірного в цьому немає навіть для 1-го жителя нашої планети. Але мати команду все таки не завадить.
Хоча б тісніше тому, що асистентам можна делегувати майже всі організаційні моменти, які не вимагають мого ролі: складання списків, зустріч артистів, пуск фонограм, контроль звуку, світла, декорацій і т.д. Я почала з того, що стала наймати виконавців на проекти, пізніше у мене виникла 1-ша асистентка і так крок за кроком виросли кілька бізнесів.
Не хочу на це витрачати час!
Першим кроком на шляху творення вашої команди зобов’язаний стати підбір помічників для вирішення завдань, на які ви не маєте права витрачати свій час. Визначити такі справи досить просто – якщо в вашому переліку справ є функції, які ви виконуєте тісніше «на автоматі», означає, ці функції пора делегувати.
Правильно розподіляти повинності і навантаження в питаннях делегування вам допоможе той самий перелік, куди ви будете вносити справи і завдання, які більше не бажаєте робити: «Не хочу вести соціальні мережі», «Не хочу витрачати час на чергу в ОВІРі». Внесіть в нього питання, які ви або не зможете робити, тому що не вистачає знань, або тісніше не бажаєте, тому що ці завдання заважають вам рухатися далі.
Виписуйте такі справи на листочок або в нотатках на електронному пристрої. Через тиждень-два у вас накопичиться цілий перелік. Задайте собі питання: «Чи точно я зобов’язаний це робити?» Задайте його не один раз, тому що з першого разу відповідь буде однозначна – ніхто не рахуючи вас зі справою не впорається! Але через деякий час прибуває відповідей і знаходиться відповідна людина.
Якщо перелік виходить величезним, швидше за все, в нього увійшли як сімейні справи, так і робочі, наприклад, оновити інформацію на сайті, купувати продукти в магазині, відібрати і відвезти дітей в школу і т.д. В даному варіанті розподіліть завдання по групах (побутові справи, гроші, поїздки) – так буде простіше відшукати помічників.
Після того як ви визначитеся з кількістю завдань, до вирішення яких плануєте залучити доп раб силу, і зрозумієте, які конкретно співробітники вам необхідні, проаналізуйте, як часто вам доводиться займатися цими завданнями – кожен день, раз на тиждень, раз за місяць?
Одна з моїх слухачок не може собі дозволити незмінного співробітника з великим окладом. Але це зовсім не заважає їй мати помічників. Вивчивши власний перелік справ на делегування, вона дізналася, що головну його частина складають справи, які вимагають уваги один раз на тиждень, а пізніше знайшла людину, який охоче займається усіма ними в власний вихідний в якості додаткового заробітку. Так моя слухачка закінчила робити справи, які мають для неї низьку цінність, звільнила чотири дні за місяць для вирішення найбільш головних справ і посприяла людині.
Які співробітники вам потрібні
Якщо ви бажаєте вибудувати великий бізнес, то самий 1-ий співробітник, якого необхідно брати на роботу, – це власний асистент. В ідеалі ця людина повинна бути функціональним, тобто з легкістю змінювати вас всюди, де ваше перебування необов’язково безперервно або необов’язково взагалі – збір документів, очікування в чергах, організація поїздок і інша рутина.
А ось коли власний асистент знайдений і процес «притирання» вдало завершений, можна потурбуватися підбором конкретно керуючих проектів. Першу таку співробітницю я брала по поради. На всі зустрічі і переговори моя молода співробітник їздила зі мною. Мені надзвичайно хотілося, щоб вона бачила, як я спілкуюся з клієнтами, як відповідаю на дзвінки і на листи. Корисний результат був досягнутий. З новенького, що робить 1-і боязкі кроки, вона виросла в чудового керівника і замінила мене в багатьох проектах.
Сьогодні я вже дію по-іншому. Часу на навчання у нас фактично немає, тому з кожним новим співробітником ми, перш за все, домовляємося про взаємне випробувальному терміні. Для мене як для керівника це місяць пильного спостереження. Я даю безліч завдань в самих різних напрямках нашої діяльності і дивлюся, з яким ставленням приступає до них мій майбутній співробітник. Зізнаюся, в професії організатора найголовніше на початковому етапі – не рівень професіоналізму (цього ми навчимо), а бажання людини відшукувати і вишукати рішення, вміння генерувати ідеї і оберігати їх.
Якось одній зі своїх співробітниць на ім’я Тамара на випробувальному терміні я поставила завдання розвісити по місту 300 шпаківень з назвою нашої компанії. При цьому не виділила їй на цю акцію ні копійки. Тамара знайшла хороший вихід: домовилася зі школами, і ті провели акцію, розвісивши шпаківні. Чи потрібно говорити про те, що людина з такими організаторськими можливостями був прийнятий в штат?
В Наступного разу ми розповімо про те, як проводити інтерв’ю з претендентами, вишукати і утримувати службовців.
