Російський бізнес переходить на удаленку

«Колеги, звичайно ж, пам’ятайте про« правила Тінькофф »:

– Завжди без паніки!

– Включаємо нашу голову, як завжди!

– Думайте один про одного!

– Працюємо так, щоб наші клієнти не помітили, де ми працюємо – не важливо, вдома або в офісі!

Як ви розумієте, ніхто не скасував необхідність працювати. У нас великі цілі в цьому році по зростанню бізнесу і прибутку! Тут важливий внесок кожного!

Спасибо большое за ваше розуміння. Давайте мовчимо поширення цієї хрін! »

В тренді і малий бізнес, який в терміновому порядку освоює онлайн-інструменти роботи і готується до перевитрати бюджету. Удаленка дійсно не дешеве задоволення: за оцінкою інтернет-рекрутера HeadHunter, переїзд на хоум-офіс обійдеться в суму від 200 000 гривень для невеликих компаній до 100 співробітників, в 1-3 млн гривень для середніх компаній (100-500 співробітників) і як мінімум в 5 млн гривень для великого бізнесу. «Гроші знадобляться для закупівлі додаткових ліцензій на ПЗ і системи безпеки, безкоштовне таксі для тих, хто не може різко перейти на повністю дистанційний режим, закупівлю ноутбуків для співробітників, у яких немає ноутбуків, наприклад», – перераховує керівник прес-служби HeadHunter Олександр Джабаров.

Але непередбачені витрати на таксі та ноутбуки не найбільша проблема в епоху карантину. Перед підприємцями більш глобальне завдання – зробити так, щоб самоізоляція НЕ застопорила бізнес-процеси, а співробітники не сприймали удаленку як позачергову відпустку. Forbes запитав у бізнесменів, керівників, ейчаров і психологів, як зберегти контроль над ситуацією в компанії і налаштувати себе на ефективну роботу без нагляду начальства.

«Шанс захворіти все одно був»

Марія Бородецкая, співзасновниця лекторію «Синхронізація»

«Синхронізація» перейшла на віддалену роботу з 18 березня. Ми не зробили цього раніше, бо аж до 15 березня проводили лекції. Нам здавалося нечесним працювати з дому самим і в той же час збирати слухачів в лекторіях. 16 березня ми прийняли дуже складне для нас рішення скасувати всі офлайн-заходи як мінімум до 10 квітня, тому що хочемо показати, що карантин – це правильно.

Звичайно, мерія заборонила заходи понад 50 осіб, а наші лекції в середньому набирають 30, і ми могли б обмежити продаж квитків «зверху». Але вирішили, що це число – формальність. 30 людина сидить в аудиторії або 50 – різниця невелика, шанс захворіти все одно є. Тому ми вирішили не ризикувати.

«Ми вирішили, що це число – формальність»

Працювати з дому для нас незвично: зазвичай 90% команди працює в офісі. Я вірю, що так швидше вирішуються питання, хлопці знають один одного в обличчя, спілкуються і відчувають себе командою. Але вибору у нас немає, тому ми намагаємося налагодити роботу так, щоб кожен чітко знав свої цілі і завдання. Досвід показує: якщо грамотно розставити всі метрики і KPI, не потрібно стояти над душею ні в офісі, ні будинку. Вся робота відбивається в цифрах.

Головне, зберігати робочу атмосферу. В офісі у нас є правило: з 12 до 18 годин вся команда на місці. Можете приходити раніше або йти пізніше, але у нас є спільні шість годин, коли ми вирішуємо важливі питання. Цей годинник ми зберігаємо і при переході на удаленку, команда оперативно відповідає на повідомлення і дзвінки.

Крім цього, ми ввели щоденний ранковий созвона з кожним членом команди. Таке спілкування допомагає зібратися і увійти в робочий потік з дому. Воно дисциплінує і мене саму: я знаю, що в 10 ранку у мене починаються дзвінки і немає спокуси почати працювати на годину пізніше.

Напевно, якщо у вас є внутрішні програми, з якими можна працювати з дому, перейти на удаленку складніше. Але ми технічно готові до переходу: всі робочі питання вирішуємо в месенджері Slack, там же у нас є можливість проводити відеодзвінки та конференції. З текстами і таблицями ми і в офісі працюємо онлайн в Google Docs.

Теоретично через скасування лекцій ми можемо втратити більше половини виручки, але у нас є шанс цього уникнути за допомогою онлайн-напрямку. Нам пощастило: на відміну від багатьох інших майданчиків в Москві, ми запустили онлайн-курси і вебінари більше року тому, і зараз нам спокійніше.

Криза – час для розвитку, і для нас це чудова можливість попрацювати в розподіленої команді, розширити аудиторію в онлайні і почати готувати з лекторами нові теми, до яких раніше не доходили руки через велике завантаження в офлайні. Можливо, в майбутньому ці тижні карантину допоможуть нам відкрити офіси в інших містах або навіть країнах.

«Озаботьтесь юридичним оформленням удаленку»

Євгенія Тудалецкая, експерт зі створення дистанційній команди і віддаленого контролю, засновник проекту і автор однойменної книги «Ні офісу – немає проблем»

При введенні режиму віддаленої роботи роботодавцю насамперед потрібно визначити, як юридично переоформити трудові відносини з працівниками. Потрібно розуміти, що в нашому законодавстві ідеальної схеми переведення співробітників на удаленку не існує. Але так як ситуація вимагає швидких рішень, рекомендую розглянути два варіанти: підписання зі співробітником додаткової угоди до трудового договору або переоформлення на особливий трудовий договір про дистанційну роботі (ст. 312.1 ТК РФ).

Важливо прописати в додатковій угоді або в договорі наступне:

правила використання обладнання, не дивлячись на те, що співробітник буде працювати зі свого особистого ПК;

фразу про те, що робота відбувається дистанційно і працівник здійснює виконання трудової функції поза місцем розташування роботодавця;

перерахувати месенджери, CPM-системи, засоби зв’язку і назви звітів, які співробітник буде використовувати в своїй роботі.

прописати режим роботи. При цьому необов’язково вказувати, коли саме у співробітника обідню пору. Найкраще використовувати фразу «працівник повинен бути доступний на зв’язку з роботодавцем в конкретних месенджерах, по буднях о певний час». Цей момент важливий, коли будуть виникати дисциплінарні питання до співробітника.

порядок і строки надання звітів про виконану роботу.

В умовах карантину ніхто ніяких нових юридичних правил не придумав. Держава навряд чи в курсі, що дотримання поточних вимог є якоюсь проблемою для бізнесу.

Відео при зідзвонився, бій піжами і слоти недоступності

Ілля Молтянінов, керівник напрямків мобільних продуктів рекрутингового сервісу HeadHunter

HeadHunter перевів на віддалений режим роботи співробітників офісів в Москві і Санкт-Петербурзі. При цьому в Москві близько 20 співробітників, що безпосередньо відповідають за безперервність бізнес-процесів, зберігають офісний режим. Всі інші регіональні філії працюють в звичайному режимі. При несприятливому розвитку ситуації з поширенням СOVID-19 в Росії вони також будуть оперативно переведені в формат хоум-офіс.

Мій особистий чек-лист для тих, кому довелося в експрес-режимі перемикатися на удаленку, виглядає так.

• обладнайте виділене робоче місце – це ваш перемикач контексту;

• навушники з шумопоглинання – ваші друзі в будинку, де багато зайвих шумів;

• дотримуйтесь графік прийому їжі та фізичної активності (наприклад, включайте в нього прогулянки). Добре допомагає ставити собі слоти недоступності прямо в робочий календар. Також допомагає техніка pomodoro: таймер на 25 хвилин – робочий блок, 5 хвилин – перерва, кожні чотири блоки перерву – 15 хвилин. Інтервали можна підлаштувати під себе;

«Держава навряд чи в курсі, що дотримання поточних вимог є якоюсь проблемою для бізнесу»

• узгодьте графік з домочадцями, щоб в робочі години вас не турбували. Інакше це загрожує постійним вивалювання з робочих питань. Але будьте готові до того, що підстроювання займе час – спокійно повертайте себе і близьких до дотримання домовленостей;

• важливо перемикати контекст робота / відпочинок. Для цього підійде будь-який ритуал. Наприклад, переодягнутися в «робочу» одяг, зняти її після закінчення дня. Або вийти на прогулянку на 10-15 хвилин, а повернувшись, зайнятися робочими питаннями;

• включайте відеокамеру на здзвонитися. Це передає набагато більше інформації і дозволяє краще концентруватися навіть на групових зідзвонився;

• якщо не можете в листуванні вирішити питання за 10 хвилин, написавши 30-50 повідомлень, краще домовитися про зідзвонився;

• фіксуйте результати домовленостей в чаті / листі;

• домовтеся про час загального перетину команди. До часу щоденних робочих підтвердження замовлення додайте 5-10 хвилин на small talk (невелика світська бесіда на абстрактні теми – прим. Forbes);

• почніть користуватися календарями, призначати один одному зустрічі і з’являтися на них вчасно;

• переконайтеся в наявності хорошого мікрофона / навушників. Вбудовані мікрофони не завжди добре працюють;

• переконайтеся в доступності всіх необхідних вам віддалених ресурсів заздалегідь;

• не нехтуйте регулярними зідзвонився один-на-один між керівником і членами команди – це інструмент для вимірювання «температури» і реагування на стан команди. Якщо віддалений режим вводиться більше, чим на місяць, то потрібен інструмент крос-командної синхронізації. Наприклад, регулярні Q&A-сесії з між командами і топ-менеджерами, на яких будуть обговорюватися підсумки місяця / кварталу.

«Ви можете відчути тяжке самотність»

Валерій Марцинович, старший партнер консалтингової компанії Korn Ferry в Росії

У Росії весь офіс Korn Ferry (близько 40 осіб) перейшов на удаленку. Ніяких додаткових інвестицій в моменті це не вимагало. Всі наші системи управління знаходяться в «хмарах» і доступні з будь-якого місця. Консультанти працюють один з одним і з клієнтами по всіх каналах – Teams, Skype, Slack, WhatsApp, Zoom і т. Д. Клієнт вибирає, як йому зручніше спілкуватися.

Дистанційна робота виглядає як мрія: участь в телеконференціях в піжамі. Обіди на власній кухні. І навколо немає колег, які відволікали б вас від виконання поточних завдань. Здавалося б, що може бути краще? Однак при цьому ви можете відчувати тяжке самотність.

Так, за даними Global Workplace Analytics, одночасно зі зростанням на 115% кількості американців, що працюють на удаленке, в період з 2007-го по 2017 рік (майже в 10 разів швидше, чим в інших країнах) стрімко виріс і рівень самотності. Згідно з тим же дослідженням, в даний час кожен п’ятий співробітник скаржиться на самотність і навіть ізоляцію.

Щоб уникнути такого ефекту, ми пропонуємо телефонувати з колегами, щоб поговорити на які не пов’язані з роботою теми – можна поцікавитися самопочуттям один одного, обмінятися жартами щодо домашніх занять. Головне – не соромтеся. Вашим колегам, швидше за все, теж потрібен такий перерву.

«Холодильник – ось він, я потовстішаю в чотири рази за місяць»

Цінна будь-яка можливість особистого спілкування, навіть за допомогою комп’ютера і камери. За даними дослідження Edinger Consulting Group, кожен четвертий респондент запевняє, що керівники, які наполягають на особистому спілкуванні з віддаленим працівником, більш успішні, чим ті, хто цього не робить. Однак співробітники на віддалену роботу часто уникають відеочатів, вважаючи, що вони незручні і тільки провокують стрес. Пропонуючи відчути, пожартуйте про те, що вам теж до вподоби думка, що колега буде споглядати вас з неголеною щетиною або в улюбленій розтягнутої футболці. Це допоможе розрядити атмосферу і включити камери з більш легким серцем.

Ще один ризик роботи з дому полягає в тому, що кордони між роботою та особистим життям перетворюються в ніщо. За даними дослідження Korn Ferry, 84% респондентів стверджують, що вдома працюють довше, чим в офісі. Опинившись замкненим будинку перед комп’ютером на тривалий час, постарайтеся разом зі своєю командою встановити реалістичний план-графік роботи онлайн. За винятком екстрених обставин, відповідайте на отримані в позаурочний час повідомлення тільки в офіційне робочий час, інакше у вас буде стійке відчуття, що ви весь час на зв’язку без перерви на відпочинок.

У той же час постарайтеся домовитися з сім’єю щодо правил, пояснивши близьким, що в робочі години ваш офіс (або спальня, або зал) є «тихою зоною». При всьому при тому, якщо вашому колезі потрібна додаткова хвилинка, щоб відкрити документ, тому що дитина тягне його за сорочку, проявіть терпіння і по можливості почуття гумору.

«Через два місяці удаленку втратимо до 20% виручки»

Василь Лебедєв, засновник і гендиректор освітнього проекту ІКРА

Нас 30 чоловік. Всіх вчора перевели на віддалений графік. Плануємо працювати так мінімум три тижні.

Це був стрес. Наші продукти заточені під B2B-офлайн заходи: стратегічні сесії, ділові ігри, креативні воркшопи. Ми запустили спеціальний проект і готові допомогти компаніям провести будь-яку сесію в онлайні. Інструменти, які нам допомогли: Miro (дошка для онлайн-роботи), Zoom і Google Hangouts (в залежності від кількості осіб), Activecollab (для управління віддаленими проектами), Webinar.ru.

Проте, втрати від зірваних офлайн-програм на весняний сезон ми оцінюємо приблизно в 50 млн гривень в B2B-секторі. Компенсувати їх доведеться B2C-форматами, на яких, за нашими прогнозами, ми зможемо заробити тільки близько 25 млн гривень.

Думаю, ефект впливу на виручку почнеться через два місяці удаленку, коли почнеться відтік кадрів і втрата згуртованих команд. Це доведеться надолужувати інвестиціями в рекрутинг, командоутворення, коучинг. Думаю, відсотків 20 виручки точно ми втратимо.

Самодисципліна – найважча з дисциплін. Дуже важливо не втрачати фокус, особливо коли вся команда потрібна очна і швидке реагування, спільна робота. Тому перед початком віддаленої роботи розробіть кодекс вашої команди.

У момент созвона просите всіх включати камеру, щоб був повний ефект присутності і щоб людина прагнула виглядати добре, по-робочому. Створіть ритуали початку і закінчення робочого дня. Наприклад, домовтеся, що в 11 все проводять статус на початку дня, а в 18 – статус закінчення дня. Ну і банальний рада: організуйте свій робочий простір будинку максимально схожим на робоче. Ще не оголосили карантин – захопіть з роботи всі необхідні візуальні атрибути, які нагадували б вам про робочому настрої, а не домашньому.

«Більшість людей не зі зла, але не можуть себе контролювати поза стінами офісу»

Олексій Захаров, засновник рекрутингового сервісу Superjob

У нас близько 300 чоловік в штаті, приблизно 100 з них постійно на віддалену роботу. Решту 200 минулої п’ятниці ми тестово відправили працювати додому. Репетиція виявила багато всього цікавого: наприклад, ми побачили, що продуктивність праці програмістів при віддаленій роботі впала в два рази. Були технічні моменти, пов’язані, наприклад, з навантаженням на корпоративний VPN, і ми налаштовували для співробітників особистий.

Так що перед тим як піти на удаленку треба провести обов’язково вчення. Вони повинні бути максимально наближені до бойових, тобто якщо ми відправимо людей на півдня або відправимо не всіх, а відділами, це нічого не дасть. Тоді ми не зрозуміємо ні навантаження на ресурси корпоративні, ні реально вузьких місць. Буде середня температура по лікарні. А треба заміряти кожної конкретної людини: ось у цього виходить, а у цього не виходить.

Ще цікаве спостереження: коли на удаленке абсолютно всі співробітники – це краще, чим коли частина народу в офісі, частина на удаленке, і їм доводиться координуватися. Адже коли, наприклад, п’ять чоловік сидять поруч один з одним, а п’ять віддалено, все вони по-різному сприймають інформацію, бачать різний на екранах, починають задавати сильно більше питань.

«Ви економите гроші на проїзді, бензині, дорогих бізнес-ланчів»

Потрібно готуватися до того, що доведеться вкластися додатково в технологічну інфраструктуру. У нашому випадку ми просто перебудували то, що вже було. Але у компаній, які не працюють в IT-бізнесі, як правило, немає розвинених систем комунікації, електронної постановки завдань і відстеження. І їм доведеться витратитися на ліцензії та впровадження таких систем – за моїми оцінками, потрібно закладати $ 100 на людину. Якщо у співробітників будинку немає комп’ютерів, доведеться витратитися і на них. У такому випадку потрібно як мінімум $ 2000. на робоче місце з урахуванням впровадження систем комунікації.

Далі потрібно продумати, як ви будете контролювати співробітників при віддаленій роботі. Тому що в принципі більшість людей не зі зла, але не можуть себе контролювати поза стінами офісу. Це велика проблема, яку наші співробітники озвучували ще в процесі підготовки до навчань. Тому що холодильник – ось він, і я потовстішаю мало не в два рази, а за місяць, напевно, в чотири. І особливо дівчата були не в захваті від того, що треба буде сидіти вдома.

У кожного повинні бути вже посадові інструкції, де все розмічено. У більшості немає такого таймінгу. Значить, зараз величезній кількості бізнесів доведеться-таки виконати домашню роботу: виміряти, скільки співробітник повинен витрачати часу на кожну конкретну задачу, і прописати, які за цей час він повинен досягати результати.

Робочий графік абсолютно єдиний для офісної і віддаленої роботи. І якщо у вас робочий день з 9 до 18 годин і годину перерви на обід, то так і повинно бути при роботі з дому. Але будьте готові, що співробітники можуть бути незадоволені і висловлювати вам претензії. Згідно із законом ми як роботодавці не можемо перевести на удаленку просто так. Це зараз форс-мажор і все з розумінням ставляться, але навіть в цьому форс-мажорі, оскільки він не регламентований, людина, яку відправили на удаленку, може написати заяву до трудової інспекції та вимагати якихось компенсацій.

В цілому перехід на удаленку економічно вигідний для компанії. Для нас, наприклад, це буде економія на оренді в 20 разів. Замість 2000 метрів нам буде достатньо 100 метрів штабного офісу, а то і 50. Віднімаємо і експлуатацію офісу: прибирання, комуналка, чай, кава, туалетний папір, поточний ремонт та інше. До того ж можна розширити географію найму співробітників і наймати більше висококваліфікованих кадрів в режимі неповної зайнятості.

«Вранці тато піднімає дітей замість штанги» Елісо Косова, директор з маркетингу рекрутингової компанії b.lab business

І я, і чоловік працюємо з дому, старша дочка – на дистанційному навчанні. Робота з дому вимагає чіткої самоорганізації, тому ми склали розклад, щоб не заважати один одному і приділяти увагу головному бонусополучателю – молодшої п’ятирічної дочки. Поки два години працює тато і робить уроки старша, мама грає з молодшою. Потім ми змінюємося: тато грає з дітьми, я працюю. При цьому у нас у всіх повноцінний робочий день за кількістю годин, просто він розтягнутий у часі.

Ранок тепер починається з зарядки у всіх, так як ніхто нікуди не поспішає. Діти в захваті, тому що тато піднімає їх замість штанги. Вони отримують і якісно проведене з ними час, і час для себе, коли їм дозволено робити що завгодно (планшет, як правило, перемагає), а ми – здорове розподіл робітників і особистих завдань.

«Співробітник може просто піти проспати півдня»

Юрій Кондратьєв, директор кадрового агентства Lightman Solutions

Головна проблема удаленку – проблема контролю і чисто людський фактор. Ну не може «усереднений співробітник» ефективно працювати з дому. Багато відволікаючих чинників.

Я бачу кілька способів хоча б якось контролювати процес:

– Регулярний обмін повідомленнями по роботі. Чи не в пошті, а саме в чатах. Це дозволить уникнути відвертих випадків, коли співробітник може просто піти проспати півдня.

– щогодини звітність в короткій формі, яка не напружить співробітника. На крайній випадок, дві звітності в день: перша – до обіду, друга – до завершення робочого дня. Два правила: звітність повинна бути настільки простий, щоб її можна було скласти за 30-60 секунд. Друге правило: повинна чітко відображати реальний обсяг завдань. Тобто, наприклад, мало сказати, що ти зробив 15 дзвінків, важливіше – будь, куди.

– Перегляд робочого екрану співробітника через спеціальні програми. Тут вже потрібна згода самого співробітника, якщо це його особистий ноутбук. зате ефективно.

«Якщо немає окремої кімнати, можна відгородитися від домочадців великої меблями«

– Зміна системи мотивації з процесу на результат. Це підходить тільки для випадків, коли дистанційка надовго. Необхідно всім співробітникам прописати деякі норми продуктивності, до яких і прив’язати зарплату. Норми не можна встановлювати більше, чим ті, які були в офісній роботі. Співробітників слід мотивувати до роботи, а не до приходу на в офіс в певний час.

Адекватний комплекс заходів – найкраще. Зазвичай використовуються перші два методи, четвертий хороший в довгостроковій перспективі. Щодо третього кожен вирішує сам, наскільки глобальним повинен бути контроль.

Якщо ви не керівник, а співробітник, то:

– Бажано мати вільну кімнату, в яку ніхто не входить. При неможливості – відгородитися великої меблями: в кімнаті зробити щодо ізольований зовні ділянку для очей. Це ще і для базової звукоізоляції підійде.

– Сформувати для себе графік роботи і графік харчування. Гнучкий графік на фрілансі – це перший крок до зниження ефективності, для тих, кому це особливо в новинку.

– Ввести для самого себе обов’язкові звіти. Запропонувати їх найближчого керівництву. Це найкраща міра самоконтролю.

«Будинки в будь-який момент можуть прийти сусіди або разораться кіт»

– Запропонувати керівництву мотивувати себе хоча б мінімальними преміями або бонусами за перевершує план результат.

– На час роботи відключати особистий телефон і все фонові програми. Навіть ставити на них системна заборона, якщо це не є частиною роботи.

– Щире радіти тому, що тепер ви отримуєте такі ж гроші за такий же обсяг роботи, але економите ікс хвилин життя в день, який раніше витрачали на дорогу, а можете витратити на що завгодно. Наприклад, щоб попрацювати більше і більше заробити, або здобувати освіту, або краще висипатися. Крім цього, ви економите гроші на проїзді, бензині, дорогих бізнес-ланчів.

«Самостійних співробітників жорсткі інструкції ламають і демотивують» Дмитро Малин, клінічний психолог і психотерапевт

Робота на дому хороша, в першу чергу, тим, що не потрібно нікуди їхати. В день це допомагає економити в середньому від двох до чотирьох годин. А час зараз – дуже міцна валюта.

Але в той же час факт перемикання з робочого режиму на домашній починає давати збій: дорога на роботу автоматично налаштовує на виробничий процес. А вдома в будь-який момент можуть прийти сусіди або разораться кіт. І тоді доводиться відволікатися від роботи і вирішувати актуальну домашню проблему.

А після того, як відбулося спонтанне перемикання, є ймовірність, що в поле уваги віддаленого працівника попадеться ще якийсь аспект побуту, яким йому негайно варто зайнятися. Щоб уваги не витікало на побічні явища, важливо усвідомлювати суб’єктивну важливість виконуваної роботи. Тобто людина повинна бути щиро зацікавлений в тому, щоб справа, в яке він вносить вклад, просувалося.

«Удаленку допомагає економити в середньому 2-4 години в день на дорогу. А час зараз – дуже міцна валюта «

Безсумнівним плюсом є можливість самостійно регулювати робочий графік. Поряд зі зекономлені часом кількість справ, зроблених протягом дня, може стрімко зрости. Але для цього потрібно володіти розвиненим навиком самомотивації.

Є тип людей, які прекрасно справляються з поставленим завданням, будучи наданими самим собі, і терпіти не можуть, коли їх хтось підганяє і контролює. Такі люди прекрасно розуміють свої слабкі і сильні сторони і вміють знаходити до самого себе підхід, а жорсткі інструкції їх ламають і демотивують. Як правило, це люди більш творчого складу розуму, люблячі застосовувати свою голову для вирішення не завжди планових завдань. Такі співробітники можуть стати безцінним даром для роботодавця, якщо той грамотно організовує їх робочий процес. Але можуть стати і шилом в одному місці, якщо намагатися їх постійно контролювати і заганяти в жорсткі рамки.

Є й люди, які не навчилися знаходити підхід до самих себе і в силу цього прекрасно працюють по чужій інструкції. Для такого працівника ефективніше бути під постійним наглядом і контролем – причому йому самому це може подобатися. Такі співробітники не люблять проявляти самодіяльність і цінують передбачуваність. Для них прекрасно підходить робота за графіком, причому робочого розпорядку вони можуть дотримуватися і при віддаленому форматі роботи. Головне, щоб були засоби контролю їх робочого процесу.

Головне завдання роботодавця – виявити здібності співробітника працювати віддалено. Для цього в компанії повинен бути свій психолог або фахівець з кадрової роботи.

Афіша на карантин: повний список безкоштовних онлайн-розваг і освітніх курсів

«Надягали гарнітуру і вели переговори в одному кабінеті»

Сергій Шедов, засновник і директор Московської школи програмістів

Ми почали готуватися до переходу в новий формат ще в січні, до поширення вірусу за межі Китаю, тому було зроблено безліч заходів. Під новий формат були спеціально адаптовані плани занять та методичні матеріали, всі технічні доопрацювання, необхідні для цього формату, були внесені в EduApp (наша власна система для навчання), а викладачі пройшли спеціальне навчання, щоб у віртуальному класі працювати так само ефективно, як в звичайному. Ми спиралися на світові практики, а також на наш попередній досвід роботи в режимі карантину в 2015 році через епідемію грипу.

«Добре допомагає ставити собі слоти недоступності прямо в робочий календар»

Раніше будь-які регулярні наради проводилися в центральному офісі повним складом, на них приїжджали навіть співробітники, які працювали в іншому територіальному підрозділі. Фактично нараду з’їдала у людей робочий день – йшло більше часу на дорогу з одного кінця Москви в іншій, плюс вони вибивалися зі звичного середовища і офісного оточення. У січні ми ввели антикризовий план для мінімізації ризиків компанії в зв’язку з можливим поширенням коронавируса. Частиною цього плану – перехід усіх нарад і комунікація на віддалений режим.

До цього у нас не було культури віддалених нарад і ми стали тренуватися. Спочатку це виглядало дуже дивно: співробітники сидять в одному і тому ж кабінеті, але не йдуть в переговорки на нараду, а надягають гарнітуру і спілкуються онлайн в Zoom. Але ці тренування пройшли не дарма: тепер, коли ми не можемо «піти в переговорки», все наради проходять природно і просто: за два місяці команда звикла до взаємодії в новому форматі.

Думаю, просадка по виручці складе 10-15%, так як ми заздалегідь підготувалися до віддаленого формату роботи: всім співробітникам надали доступ до Zoom без обмежень (підтримуємо корпоративний обліковий запис з розширеними можливостями), налагодили роботу корпоративної пошти з дому, інвестували в платний аккаунт Miro (додаток для спільної роботи, $ 50 щомісяця) для забезпечення переходу на удаленку і ClickMeeting (платформа для проведення вебінарів онлайн, $ 2000 на місяць). Вклали кілька десятків тисяч доларів в нашу власну LMS-платформу EduApp, підготувавшись до переходу на дистанційний режим проведення занять в школі.

«Перш чим довіритися, потрібно переговорити віч-на-віч»

Павло Гагарін, голова поради директорів аудиторсько-консалтингової компанії «Градієнт Альфа»

Виживає не сильно, а найбільш пристосований. А бізнес – це завжди природний відбір і виживання, не тільки в період коронавируса. Щоб бути конкурентоспроможними, ми передбачили можливість віддаленої роботи багато років назад. У наших аудиторів і консультантів як мінімум три робочих місця – у нас в офісі, на території клієнта в період проведення перевірки, а також будинки, коли в розпал аудиторського сезону (це як раз лютий-квітень) навантаження на експертів настільки висока, що час, який витрачається на дорогу до офісу, потрібно використовувати на підготовку звіту клієнтам.

«Аудиторів часто порівнюють з лікарями – перш чим довіритися, клієнту потрібно переговорити особисто«

Тому зараз, коли я розпорядився перевести майже всіх співробітників на удаленку, для мене не було несподіванкою, що на 80% така можливість вже реалізована і інвестицій в IT і супутню інфраструктуру практично не було потрібно. Просто раніше багатьом співробітникам було зручніше працювати в офісі – коли тебе не відволікають домочадці, ти зосереджений і сконцентрований, налаштований на високий робочий ритм і більш продуктивний.

Є невеликі складнощі, пов’язані з перенесенням на більш пізні терміни офлайн-переговорів. Аудиторів і консультантів часто порівнюють з лікарями – перш чим довіритися, клієнту потрібно тобі повірити, переговорити особисто віч-на-віч, переконатися в твоїй компетентності, в тому, що його розуміють і йому допоможуть. Скайп-конференції, відеодзвінки і телефонні переговори не завжди можуть замінити офлайн-спілкування, коли потрібно подивитися один одному в очі і невербально вважати з клієнта все його болю і справжні потреби. Часто клієнти приходять до нас з одним запитом, а під час переговорів він трансформується зовсім в інший.

Суттєвого впливу від переходу на удаленку на виручку і прибуток не очікую. Відстрочка в укладанні нових контрактів компенсується зростанням проектів з діючими клієнтами. Наприклад, ті, кого ми раніше консультували тільки з податків, сьогодні запитують ще й інший консалтинг – як застрахуватися від коливань курсів валют, як убезпечити бізнес при експортно-імпортних операціях, як перебудувати логістичні ланцюжки, як домогтися перегляду умов при роботі з банком.

«Допомагаємо не відволікатися на побутову рутину»

Дмитро Смислов, віце-президент по HR корпорації Mail.ru Group

Більшість наших співробітників перейшло на удаленку з 17 березня і повернеться в офіс не раніше 1 квітня. Щоб допомогти колегам не відволікатися на побутову рутину, ми видали кожному індивідуальні промокодом на Delivery Club.

В офіс зараз приходять тільки ті, чиї робочі завдання неможливо вирішувати віддалено. При цьому їдальня, ресторан, спортивний зал, салон краси, кав’ярні, хімчистка, фреш-бар, а також кабінети масажиста і психолога, які зазвичай працюють, закриті. Співробітників, яким необхідно їздити на роботу, безкоштовно привозить і відвозить сервіс таксі «Сітімобіл». При цьому в офісі посилені заходи безпеки – усіх, хто входив перевіряє тепловізор, на кожному поверсі встановлені САНІТАЙЗЕР. Скрізь є індивідуальні шкірні антисептики для рук, ми постійно поповнюємо аптечки противірусними препаратами, антибактеріальними гелями і масками, а тачскрін ліфтів і все дверні ручки регулярно обробляються дезинфікуючим розчином.

Ми технологічна компанія, і перевести роботу в дистанційний режим нам було легше. Усередині Mail.ru Group багато сильних комунікаційних продуктів, включаючи дві провідні російські соцмережі. Ми і раніше багато питань вирішували в месенджерах, поштою і по відео. Зараз просто перенесли в онлайн всі комунікації, в тому числі, зустрічі з партнерами.

Ми створили внутрішній штаб по роботі в ситуації з коронавірусів і налагодили щоденну комунікацію між командами на всіх рівнях. Всі співробітники змогли взяти додому необхідну для роботи техніку, а також отримали пам’ятки з основними технічними та побутовими порадами і віддалений доступ до внутрішніх ресурсів – тепер вони діляться в інтранеті власним досвідом і рекомендаціями по ефективній роботі з дому.

«На 25% менше витрат на оренду»

Ольга Філатова, виконавчий віце-президент з управління персоналом, організаційного розвитку та підтримки «Білайн»

У компанії «Білайн» з 2016 року діє програма BeeFREE, яка дає можливість співробітникам компанії кілька днів на тиждень працювати поза офісом. До введення заходів, пов’язаних з коронавірусів, такою можливістю скористалися 65% співробітників адміністративних офісів з різних підрозділів: фінанси, маркетинг, HR, IT і інші. Для мінімізації ризиків, пов’язаних з розповсюдженням коронавируса, будь-який співробітник може повністю перейти на режим віддаленої роботи до кінця березня за погодженням з керівництвом, якщо зможе забезпечити виконання поставлених цілей.

Для участі в програмі BeeFREE потрібно узгодити це з керівництвом і підписати додаткову угоду до трудового договору, яке регулює основні аспекти віддаленої роботи з юридичної точки зору. Щотижня потрібно заздалегідь складати і погоджувати з керівником графік віддаленої роботи, а також формувати to-do list (список справ – прим. Forbes) на кожен день. Співробітник на удаленке повинен бути на зв’язку протягом робочого дня. Для проведення робочих зустрічей та нарад можна використовувати аудіо- та відеоконференцзв’язок – при цьому спізнюватися на такі «віртуальні» зустрічі теж не варто.

Програма BeeFREE дозволяє компанії знизити витрати на оренду адміністративних офісів – в 2019 році за рахунок реалізації проекту вони скоротилися на 25%, а площа адміністративних офісів зменшилася на 24%. За результатами внутрішніх опитувань, 97% керівників відзначили, що співробітники працюють поза стінами офісу так само ефективно, як і з традиційного робочого місця. Також зросла залученість в робочі завдання: на 12 процентних пунктів за показником «Умови для успіху» і на 10 – за показником «Самостійність».

«Досвід для тих, хто виживе»

Олександр Шумський, президент Національної палати моди і Mercedes-Benz Fashion Week Russia

Ще в минулому році ми підготувалися до часткової удаленке: ввели вільне відвідування офісу по середах – по суті, взяли чотириденний робочий тиждень, закупили потужні ноутбуки, встановили нові сервери, налаштували віддалений доступ. У всіх співробітників корпоративні «айфони» з повним набором функцій. У нове технічне забезпечення ми інвестували кілька мільйонів гривень.

У зв’язку з коронавірусів ще минулого тижня ми ввели скорочений робочий день – з 12 до 17 годин, щоб уникати години пік. З цього тижня, з огляду на те, що ми скасували проведення Mercedes-Benz Fashion Week, ми вводимо вільне відвідування офісу. Якщо співробітнику дуже потрібно приїхати, він може користуватися корпоративним аккаунтом «Яндекс.Таксі», щоб мінімізувати користування громадським транспортом.

«Треба всього лише ввести жорсткий карантин на пару місяців, і настане примусова діджіталізація у всіх без винятку»

Сьогодні на удаленку перейшло 20 співробітників з 34. Ми плануємо, що велика частина команди буде працювати віддалено протягом всієї кризи через коронавируса. А скільки він триватиме, я не знаю.

Головне правило для удаленку – забезпечення мобільності викладацького складу. Країна на найвищому рівні обговорює цифровизацию та інновації, запускає нацпроекти, стимулює компанії. А треба всього лише ввести жорсткий карантин на пару місяців, і настане примусова діджіталізація у всіх без винятку – від малих підприємств до держкомпаній. Жарт, звичайно, але не без крихти правди.

Я впевнений, що з поточної ситуації можна отримати більше, чим ми очікуємо. Всі говорять про збитки і падіння бізнесу, кризі. Все вірно, але, як відомо, криза – це поява нових можливостей, може, і не таких шоколадних, але можливостей. Однією з них може стати якраз досвід віддаленої роботи для тих, хто виживе. Може виявитися, що багатьом компаніям не потрібен дорогий офіс, а потрібна хороша CRM-система з управління робочим процесом, хоча для більшості вистачить і групових чатів.